Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) 5

Assalamualaikum WBT

Lama betul blog ni tak diupdate. Sebagai admin, di bulan yang mulia ini, saya ingin memohon seribu keampunan atas segala kekurangan diri saya terutama ke'terlupaan' saya mengemaskini laman blog Sistem Pengurusan Kualiti, atau dengan nama spesifiknya ISO 9001:2008 bagi KPTM Alor Setar ini.

Serius betul, "haish ada dak NCR bahagian aku niiii.."

Secara umumnya, audit dalam yang dibuat sekitar April lalu telah mencatat 10 NCR dan 30 OFI atau 'peluang penambahbaikan' berbanding data audit sebelum ini yang mencatat 4 NCR dan 48 OFI.

Eh awal-awal dah tulis pasal NCR, OFI apa semua...hehe..Jangan laa marah saya...Biasanya kita (saya sendiri pun sama juga...) sering melihat perkara NCR dan OFI ini seolah-olah satu lubang di mana sesiapa yang ter'jatuh' pasti terasa 'sakit' dan  'malu' dan macam-macam lagi perasaan yang menyebabkan kita rasa tertekan dalam melaksanakan tugasan.

Namun, untuk melaksanakan segala tanggungjawab kerja yang diamanahkan Allah pada kita, sebaiknya kita buangkan segala fikiran-fikiran tersebut dan gantikan dengan yang lain. Seperti kata CIA (Ketua Audit Dalam) semasa sesi pembentangan NCR dan OFI pada hari itu, amalan ISO kita di Alor Setar ini telah masuk tahun yang ke-3. Jadi banyak signifikannya di situ, terutama sekali, kita telah mempunyai auditor-auditor terlatih yang telah mahir (sebab dah 3 tahun buat kerja audit) melaksanakan tugas masing-masing, tahu jer nak cari kat mana yer....So, AWAS...Dah tak boleh menyorok kat bawah tikar lagi...

Secara umumnya sesi mesyuarat pada hari itu berjalan dengan cukup lancar, di mana 6 perkara telah dibentangkan iaitu Jadual Penemuan Audit Susulan, Objektif Kualiti KPTM AS, Laporan Analisa Aduan & Maklumbalas Pelanggan, Laporan Tindakan Pembetulan & Pencegahan, Keperluan Latihan Kakitangan dan Penambahbaikan. Semua tindakan bagi NCR dan OFI juga telah dibincangkan dan akan dibuat tindakan susulan oleh Pegawai yang Bertanggungjawab.

Catat, catat tindakan susulan masing-masing

Antara perkara lain yang saya kira perlu diberi perhatian oleh semua adalah berkenaan Audit SIRIM (SA 2) bagi tahun ini yang akan diadakan pada 21 - 23 November 2012 akan datang. Juga berkenaan tarikh audit dalam yang telah diumumkan oleh CIA iaitu antara 2 - 13 September 2012 ini. Kaedah pelaksanaan audit akan datang lebih 'mencabar' kerana NCR yang dikeluarkan semasa kali pertama audit dijalankan boleh dikeluarkan semula untuk kali ke-2 dan seterusnya jika NCR awal tidak dibuat tindakan susulan. Ini bertujuan untuk memastikan proses audit tidak meleret sehingga ke beberapa minggu atau lebih serius lagi sehingga ke beberapa bulan sehingga akhirnya menyukarkan proses penutupan NCR tersebut.

Tuan CIA bertungkus lumus explain NCR dan OFI

Meminjam kata-kata Tuan Pengarah yang meminjam kata-kata Dato' Presiden - "Tahun ini adalah tahun pemantapan". Jadi, amatlah besar hasrat Dato' agar kita sama-sama berusaha 'menjaga' kualiti kerja masing-masing supaya kita dapat menjadi seorang pekerja yang cemerlang di dunia lebih-lebih lagi di sisi Allah Yang Esa...

WP sedang membentangkan Objektif Kualiti dan Latihan Kakitangan

Ayuh kita sama-sama semarakkan lagi usaha masing-masing. Insyaallah kalau tak terbalas di dunia sekalipun, pasti ada ganjarannya di 'sana' nanti.

Jumpa lagi di lain lembaran....

Kursus Audit Dalam ISO 9001:2008

"Buah Cempedak Di Luar Pagar
 Ambil Galah Tolong Jolokkan
 Kami Auditor Baru Belajar

 Kalau Salah, Tolonglah Tunjukkan"

Kursus Audit Dalam ISO 9001:2008 telah di adakan pada 19-21 Ogos 2011 bertempat di Hotel The Zone All Suites Residents, Jalan Ampang Kuala Lumpur. Kursus ini di hadiri oleh 33 orang peserta dari KPTM Alor Setar, Kuantan, Ipoh, Bangi dan Batu Pahat.

Kursus yang diadakan ini turut memberi pendedahan kepada auditor-auditor yang baru dilantik mengenai tugasan dan tanggungjawab seorang auditor. Ia dilihat sebagai salah satu usaha dan komitmen pihak Pengurusan KPTM sendiri untuk memastikan perjalanan sistem kualiti di setiap kolej cawangan sentiasa bergerak lancar seperti yang dihasratkan oleh Dato' Presiden.

Antara topik yang ditekankan dalam kursus selama 3 hari ini adalah tentang mengapa pentingnya sesuatu audit itu untuk dijalankan. Audit adalah satu pemeriksaan yang sistematik dan bebas dijalankan bagi memastikan aktiviti kualiti dan maklumbalas berkaitan mematuhi perancangan dan dilaksanakan.

 Encik Saifulkahar Shariff, Pengurus Bahagian Pembangunan Kurikulum dan Jaminan Kualiti-tekun meneliti slide pembentangan untuk diberikan kepada para auditor.

Selain itu, auditor juga turut didedahkan mengenai kaedah audit berdasarkan klausa, di mana bagi auditor-auditor lama di KPTM Alor Setar, Kursus Audit Berdasarkan Klausa ini telahpun didedahkan pada April yang lalu oleh Konsultant ISO KPTM.



Antara isi kandungan pembentangan yang telah disediakan



Hasil Latihan Dalam Kumpulan

Antara aktiviti menarik yang diadakan untuk meningkatkan kefahaman para auditor mengenai audit dalam ini adalah latihan yang dibuat dalam bentuk kumpulan. Seorang fasilitator telah dilantik untuk membantu setiap kumpulan melaksanakan latihan-latihan yang dibuat khas, iaitu dalam bentuk kajian kes. Aktiviti seperti ini dilihat banyak membantu para auditor baharu dalam memperkemaskan kefahaman masing-masing dan diharap boleh diaplikasian untuk 'operasi' audit akan datang.

Antara peserta bengkel yang kelihatan ceria berbengkel

WP-En. Mohd Zaidi Zakaria, CIA-En. Ramlan Mohd & Auditor dalaman-Cik Puteri Nursyazwani

Auditor dalaman KPTM Alor Setar mewakili KPTM Alor Setar keseluruhannya ingin mengucapkan jutaan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak penganjur yang telah bertungkus lumus menjayakan bengkel pada kali ini. Diharapkan kita sama-sama beroleh ilmu yang bermanfaat sepanjang 3 hari tempoh berbengkel ini diadakan.

Audit Dalam KPTMAS

Audit Dalam KPTMAS dijalankan bermula 17 Julai 2011 ini. Untuk jadual audit, boleh merujuk kepada Mr. CIA kita, Encik Ramlan Mohd. Diharapkan auditor-auditor yang terlibat gigih menjalankan tanggungjawab yang telah diamanahkan, di sebalik kesibukan tugas hakiki masing-masing.

Audit dalam kali ini dibuat sedikit berbeza daripada sebelum ini kerana auditor akan menggunakan segala pengetahuan mereka yang telah ditimba selama ini untuk melaksanakan audit mengikut 'klausa'. Bagi saya yang bukan seorang auditor, turut merasa cabarannya berdepan dengan audit yang dibuat mengikut klausa ini. Bermaksud segala tugasan yang dibuat mengikut prosedur akan dinilai dari segenap segi mengikut klausa-klausa yang berkenaan. Klausa 4, 5, 6, 7 dan 8. Fuhh! Tabik Spring kot kepada auditor-auditor terbabit! Hafal jangan tak hafal yer..

Didoakan juga kepada semua auditee semoga sukses menghadapi audit dalaman ISO 9001:2008 ini. Buatlah yang terbaik, selebihnya kita hanya ada Allah untuk membantu pelaksanaan tugas seharian kita masing-masing..

NCR, OFI dan istilah-istilah yang sewaktu dengannya itu, anggap ia sebagai penasihat, penyelaras tujuan dan pemangkin kepada kejayaan kita semua. Insyaallah.

Akhir bicara, semoga segala-galanya berjalan dengan lancar untuk semua termasuk auditor, auditee dan sesiapa sahaja yang terlibat dengan audit dalam kali ini.

Bengkel Peningkatan Pemahaman ISO - Port Dickson, NS

Bengkel diadakan dari 13-15 Julai 2011 bertujuan untuk meningkatkan kefahaman AJK Pelaksana ISO berkenaan beberapa perkara. Antaranya adalah membincangkan tugas dan tanggungjawab AJK SPK iaitu Wakil Pengurusan (WP), Ketua Sistem Audit Dalam (KSAD), Pegawai Kualiti (PK) dan juga Pegawai Dokumen (PD).

Juga turut disentuh dalam bengkel yang diadakan selama 3 hari ini adalah perbincangan mengenai kelemahan yang terdapat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di kolej cawangan dan cara-cara yang difikirkan sesuai bagi mengatasi kelemahan tersebut.

Majlis turut diserikan dengan taklimat yang diberikan oleh YB Dato' Presiden sendiri, yang gagah berdiri tanpa henti selama 3 jam berturut-turut. "Passion!", kata YB Dato' menyentuh kekuatannya yang mampu berdiri tanpa henti selama 3 jam tersebut.

Terima kasih diucapkan kepada penganjur yang bersusah payah berusaha merealisasikan bengkel tersebut dan 'menjaga perut' para peserta dengan baik dengan hidangan menu 6 kali sehari itu. Terima kasih diucapkan.

Akhir kata, diharapkan perbincangan dan solusi yang dicadangkan kepada pihak pengurusan KPTM dapat membantu AJK Pelaksana ISO setiap kolej cawangan dan pihak pengurusan sendiri dalam memantapkan implementasi ISO 9001:2008 bagi Kolej Poly-Tech MARA.